Europese e-facturen uit CS-Cart-bestellingen.

Een PDF-factuur is geen e-factuur

In Europese zin is een e-factuur gestructureerde data die software kan lezen, volgens de norm EN 16931. Een PDF die de boekhouder van je klant overtypt telt niet, hoe verzorgd ook. België, Frankrijk en Duitsland stappen voor facturen tussen bedrijven vanaf 2026 over op gestructureerde formaten, en overheidskopers eisen ze in meerdere landen al.

Regels, datums en vrijstellingen verschillen per land en veranderen, dus deze pagina vertelt je niet wat je moet doen. Onze e-factuurgids legt de formaten uit, en je belastingadviseur bepaalt wat van toepassing is. Wat de add-on doet is eenvoudig: hij maakt van elke CS-Cart-bestelling een vastgelegde e-factuur, beschikbaar in vier bestanden.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X of Peppol: welk bestand voor welke koper?

Alle vier komen uit hetzelfde vastgelegde document: je kunt voor dezelfde factuur een XRechnung naar een Duitse overheidskoper sturen en een Factur-X naar een Franse klant. De XML en PDF/A-3 worden in pure PHP geschreven, zonder PDF-bibliotheek of externe dienst.

Hoe een bestelling een e-factuur wordt

1. Een zakelijke koper kan een kopersreferentie of Leitweg-ID, een Peppol-ID en een btw-nummer invullen, bij het afrekenen of in zijn profiel.
2. Bereikt de bestelling een gekozen status (standaard Processed of Complete), dan maakt de add-on de factuur één keer aan, met nummer, jouw gegevens, die van de koper, regels, belasting, kortingen, verzending en betaling.
3. Het document wordt gecontroleerd volgens de regels van elk formaat. Het validatielogboek geeft één kaart per formaat: geen problemen, waarschuwingen of te corrigeren, met de regelcode zoals BR-DE-6 en wat er moet veranderen.
4. De factuur wordt bijgevoegd bij de statusmail voor zakelijke bestellingen (instelling) en verschijnt op de bestelpagina van de klant.
5. Boekhouders downloaden een ZIP uit Orders, e-Invoices, gefilterd op periode, in het gewenste formaat.

Faalt een controle, corrigeer dan de gegevens en klik op Rebuild from order: nummer en datum blijven gelijk. Bouw geen document opnieuw op dat de koper al heeft ontvangen, maar corrigeer het met een creditnota.

De testsuite van de add-on controleert elk formaat met de officiële validators: de KoSIT-validator met de XRechnung-configuratie, de Peppol BIS 3.0-regels en veraPDF voor het PDF/A-deel. Het logboek in je winkel dekt de controles die jouw gegevens kunnen schenden.

Instellen: wat je één keer invult

• Verkopersgegevens in Orders, e-Invoices: bedrijfsnaam, btw, belastingnummer, registratie, adres, contact, IBAN en BIC. Lege velden nemen Settings, Company over. XRechnung vereist telefoon en e-mail.
• Je Peppol-ID, als je via Peppol verstuurt. Zonder wordt het adres afgeleid van het btw-nummer en gemarkeerd met een waarschuwing.
• Btw-categorieën in Tax and payment mapping. Belastingen worden automatisch gekoppeld aan standaard of nul; kies vrijgesteld of verlegd voor bijzondere gevallen, met een vrijstellingstekst indien nodig.
• Betaalwijze per methode. Automatisch: rembours, online betaaldienst, cheque, anders SEPA-overboeking, die je IBAN print.
• UN/ECE-eenheden per product in de editor. Standaard: One (C62).

De nummering is zonder gaten: nummers worden toegekend in een databasetransactie, dus twee gelijktijdige bestellingen krijgen nooit hetzelfde nummer, en een mislukt document laat geen gat achter. Met Invoices & Credit Notes neemt de e-factuur nummer en datum van de PDF-factuur over, en elke creditnota wordt een elektronische creditnota. Zonder nummert de add-on zijn eigen documenten en maakt bij annulering een volledige creditnota.

Btw-verlegging, export en prijzen inclusief btw

E-facturen gebruiken nettobedragen per regel. De add-on haalt de belasting uit elke regel, verdeelt bestelkortingen per tarief en voegt verzending en betaalkosten met hun belasting toe. Een koper met een btw-nummer uit een ander EU-land en zonder belasting krijgt categorie K voor goederen of AE voor diensten. Onbelaste verkopen buiten de EU zijn exports (G). Met EU VAT Number Validation wordt de verleggingsbeslissing overgenomen.

Peppol-verzending, marketplaces en andere grenzen

De add-on maakt niet zelf verbinding met Peppol, omdat verzending een account bij een access point vereist, en providers verschillen per land en prijs. Je kunt het Peppol UBL-bestand downloaden en bij je provider uploaden, of een driver installeren via de daarvoor bedoelde interface. Met een driver toont de documentpagina een knop Send via Peppol, en nieuwe facturen aan kopers met een Peppol-ID kunnen automatisch vertrekken.

Consumenten hebben geen Peppol-adres: een kaart «needs attention» op een Peppol-bestand voor een consumentenbestelling is dus normaal. Gebruik dan Factur-X of XRechnung.

Op Multi-Vendor is de verkoper standaard automatisch: verkopers met Direct payments, of wanneer Invoices & Credit Notes per verkoper nummert, anders de marketplace. Je kunt een van beide afdwingen. De belastingkoppeling blijft altijd bij de beheerder.

De add-on maakt documenten. Het is aan jou en je adviseur om te bevestigen dat een formaat, proces of archivering aan de regels van je land voldoet.

Add-on of externe e-facturatiedienst?

Geeft boekhoudsoftware of een ERP al al je facturen uit, laat dat dan zo en sla deze add-on over. Hij is bedoeld voor winkels waar de factuur in CS-Cart ontstaat. Bekijk EU e-Invoicing in de winkel.

Versies en vereisten

CS-Cart en Multi-Vendor 4.17.2 tot 4.21.x op PHP 7.2.5 tot 8.3, met MySQL of MariaDB op InnoDB. De ZIP-export gebruikt PHP ZipArchive. Op Ultimate heeft elke storefront eigen instellingen. Hoeveelheden en eenheden komen uit Sell by Weight & Length. Aanmaken kost enkele milliseconden bij de statuswijziging, bestanden worden bij download of verzending gegenereerd, en aan gecachte pagina’s wordt niets toegevoegd.